Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to jedna z dopuszczalnych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jej założenie wymaga uzyskania wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, jednak formalności na tym się nie kończą. W naszym artykule odpowiadamy na pytanie, gdzie jeszcze zgłosić spółkę z o.o. po jej założeniu.
- Tuż po założeniu spółki należy dopełnić szeregu obowiązków względem fiskusa m.in. przesłać formularze NIP-8 i VAT-R lub VAT-EU
- Oprócz tego spółka powinna dokonać rejestracji odpowiednich danych w CRBR, Białej Liście Podatników VAT oraz BDO
- Dużym ułatwieniem wprowadzonym przez ustawodawcę jest możliwość dopełnienia wszystkich powyższych formalności przez internet lub z pomocą pełnomocnika
Formalności podatkowe i finansowe
Spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia tzw. pełnej księgowości, o ile zatem nie posiadamy etatowego księgowego, warto zlecić prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu. Spółki z o.o. zobowiązane są bowiem do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także sporządzania rocznych sprawozdań finansowych, zgodnych z ustawą o rachunkowości i innymi przepisami.
Spółka powinna także posiadać rachunek bankowy, który będzie jej służył do prowadzenia rozliczeń podatkowych i składkowych oraz transakcji z kontrahentami o wartości przekraczającej 15.000,00 zł (od 2023 r. kwota ta zostanie obniżona do 8.000,00 zł). Przepisy nie wymagają zakładania rachunku bankowego dla spółki z o.o., jednak w praktyce trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie spółki nieposiadającej konta w banku.
Do właściwego urzędu skarbowego należy przesłać formularz NIP-8 zawierający zgłoszenie danych spółki w terminie 21 dni od daty rejestracji w KRS. Termin ten wynosi jedynie 7 dni, jeśli spółka zamierza być płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne.
Jeśli obowiązek ten wynika z przepisów, spółkę trzeba także zarejestrować jako płatnika podatku VAT, poprzez przesłanie formularza VAT-R. Jeśli sprzedaż ma nastąpić także poza granice RP trzeba dodatkowo przesłać formularz VAT-UE. Do złożenia powyższych formularzy są zobowiązane spółki, które dobrowolnie chcą zostać płatnikami VAT lub na mocy odrębnych przepisów nie są zwolnione z opodatkowania tym podatkiem. Zgłoszenia należy dokonać przed dokonaniem pierwszej transakcji objętej VAT.
Ponadto, wspólnicy zakładający spółkę przez system S24 muszą samodzielnie opłacić podatek od czynności cywilnoprawnych (formularz PCC-3), w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy. W przypadku zawarcia umowy w tradycyjnej formie, to notariusz wyliczy i pobierze od wspólników podatek.
Zgłoszenie do ZUS
Jeżeli spółka posiada jednego wspólnika albo planuje zatrudniać pracowników, trzeba ją zgłosić do ZUS jako płatnika składek. Należy to zrobić w terminie 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi osoby innej osoby. W przypadku spółki jednoosobowej będzie to zatem 7 dni od daty rejestracji w KRS.
Pozostałe obowiązki
Na spółce z o.o. spoczywają także liczne niefiskalne obowiązki. Po uzyskaniu wpisu do KRS spółkę należy zgłosić do:
- Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych – zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do rejestru w terminie 7 dni od dnia rejestracji w KRS,
- Białej Listy Podatników VAT – zgłoszenie rachunku bankowego spółki (brak tego zgłoszenia może skutkować odmową zapłaty faktury przez kontrahenta),
- Bazy Danych o Odpadach (BDO) – jeśli spółka zamierza prowadzić działalność, w związku z którą wytwarzane będą odpady, zgłoszenia należy dokonać jeszcze przed rozpoczęciem takiej działalności.
Powyższych formalności można dopełnić przez internet (za pośrednictwem dedykowanych systemów), także przy pomocy pełnomocnika.
Spółka z o.o. jako przedsiębiorca powinna również posiadać stosowną dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzoną działalnością.
Przeczytaj także:
Odpowiedzialność członka zarządu sp. z o.o.
Potrzebują Państwo pomocy w założeniu spółki z o.o.? Nasza Kancelaria przygotowuje umowy spółek oraz rejestruje spółki w KRS. Zachęcamy do kontaktu pod adresem: kancelaria@kancelariafrey.pl
