O czym pamiętać po zarejestrowaniu spółki z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to jedna z dopuszczalnych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jej założenie wymaga uzyskania wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, jednak formalności na tym się nie kończą. W naszym artykule odpowiadamy na pytanie, gdzie jeszcze zgłosić spółkę z o.o. po jej założeniu.

  • Tuż po założeniu spółki należy dopełnić szeregu obowiązków względem fiskusa m.in. przesłać formularze NIP-8 i VAT-R lub VAT-EU
  • Oprócz tego spółka powinna dokonać rejestracji odpowiednich danych w CRBR, Białej Liście Podatników VAT oraz BDO
  • Dużym ułatwieniem wprowadzonym przez ustawodawcę jest możliwość dopełnienia wszystkich powyższych formalności przez internet lub z pomocą pełnomocnika

Formalności podatkowe i finansowe

Spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia tzw. pełnej księgowości, o ile zatem nie posiadamy etatowego księgowego, warto zlecić prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu. Spółki z o.o. zobowiązane są bowiem do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także sporządzania rocznych sprawozdań finansowych, zgodnych z ustawą o rachunkowości i innymi przepisami.

Spółka powinna także posiadać rachunek bankowy, który będzie jej służył do prowadzenia rozliczeń podatkowych i składkowych oraz transakcji z kontrahentami o wartości przekraczającej 15.000,00 zł (od 2023 r. kwota ta zostanie obniżona do 8.000,00 zł). Przepisy nie wymagają zakładania rachunku bankowego dla spółki z o.o., jednak w praktyce trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie spółki nieposiadającej konta w banku.

Do właściwego urzędu skarbowego należy przesłać formularz NIP-8 zawierający zgłoszenie danych spółki w terminie 21 dni od daty rejestracji w KRS. Termin ten wynosi jedynie 7 dni, jeśli spółka zamierza być płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne.

Jeśli obowiązek ten wynika z przepisów, spółkę trzeba także zarejestrować jako płatnika podatku VAT, poprzez przesłanie formularza VAT-R. Jeśli sprzedaż ma nastąpić także poza granice RP trzeba dodatkowo przesłać formularz VAT-UE. Do złożenia powyższych formularzy są zobowiązane spółki, które dobrowolnie chcą zostać płatnikami VAT lub na mocy odrębnych przepisów nie są zwolnione z opodatkowania tym podatkiem. Zgłoszenia należy dokonać przed dokonaniem pierwszej transakcji objętej VAT.

Ponadto, wspólnicy zakładający spółkę przez system S24 muszą samodzielnie opłacić podatek od czynności cywilnoprawnych (formularz PCC-3), w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy. W przypadku zawarcia umowy w tradycyjnej formie, to notariusz wyliczy i pobierze od wspólników podatek.

Zgłoszenie do ZUS

Jeżeli spółka posiada jednego wspólnika albo planuje zatrudniać pracowników, trzeba ją zgłosić do ZUS jako płatnika składek. Należy to zrobić w terminie 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi osoby innej osoby. W przypadku spółki jednoosobowej będzie to zatem 7 dni od daty rejestracji w KRS.

Pozostałe obowiązki

Na spółce z o.o. spoczywają także liczne niefiskalne obowiązki. Po uzyskaniu wpisu do KRS spółkę należy zgłosić do:

  • Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych – zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do rejestru w terminie 7 dni od dnia rejestracji w KRS,
  • Białej Listy Podatników VAT – zgłoszenie rachunku bankowego spółki (brak tego zgłoszenia może skutkować odmową zapłaty faktury przez kontrahenta),
  • Bazy Danych o Odpadach (BDO) – jeśli spółka zamierza prowadzić działalność, w związku z którą wytwarzane będą odpady, zgłoszenia należy dokonać jeszcze przed rozpoczęciem takiej działalności.

Powyższych formalności można dopełnić przez internet (za pośrednictwem dedykowanych systemów), także przy pomocy pełnomocnika.

Spółka z o.o. jako przedsiębiorca powinna również posiadać stosowną dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzoną działalnością.

Przeczytaj także:

Odpowiedzialność członka zarządu sp. z o.o.

Potrzebują Państwo pomocy w założeniu spółki z o.o.? Nasza Kancelaria przygotowuje umowy spółek oraz rejestruje spółki w KRS. Zachęcamy do kontaktu pod adresem: kancelaria@kancelariafrey.pl

Poinformuj znajomych

Inne artykuły na blogu

man sitting on chair wearing gray crew-neck long-sleeved shirt using Apple Magic Keyboard

Zlecenie a umowa o pracę

Porównanie dwóch popularnych form zatrudnienia pracownika – umowy zlecenia oraz umowy o pracę. Która z nich będzie bardziej odpowiadała potrzebom przedsiębiorstwa? Umowa zlecenia (potocznie znana

Więcej...

Jak odwołać darowiznę?

Umowa darowizny jest powszechnie stosowana w życiu codziennym, niejednokrotnie między członkami rodziny. Co do zasady umów należy dotrzymywać, jednak w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest odwołanie

Więcej...

Polityka prywatności i plików cookies

Zgodnie z z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO – informujemy, że niniejszy dokumenty reguluje zasady przetwarzania Państwa danych osobowych i wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej i kontaktami e-mailowymi lub telefonicznymi.

Podstawowe dane:

  • Adres strony internetowej: kancelariafrey.pl (zwana dalej „stroną”)
  • Administrator Państwa danych osobowych:  Kancelaria Radcy Prawnego Jarosław Frey, ul. Jana III Sobieskiego 6/1, 40-082 Katowice, NIP 6272269357, tel. 32 720 11 63 (zwany dalej „administratorem”)
  • Adres kontaktowy: kancelaria@kancelariafrey.pl

Skrócona wersja – najważniejsze informacje:

  • Kontaktując się z nami, przekazują nam Państwo swoje dane osobowe, a my gwarantujemy, że Państwa dane pozostaną poufne, bezpieczne i nie zostaną udostępnione jakimkolwiek podmiotom trzecim bez Państwa wyraźnej zgody.
  • Powierzamy przetwarzanie danych osobowych tylko sprawdzonym i zaufanym podmiotom świadczącym usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych.
  • Korzystamy z narzędzi analitycznych Google Analytics, które zbierają informacje na temat odwiedzin strony, takie jak podstrony, czas spędzony na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics.
  • Wykorzystujemy pliki cookies własne w celu prawidłowego działania strony.

Jeżeli powyższe informacje nie są dla Państwa wystarczające, poniżej znajdują się dalej idące szczegóły:

§1 Dane osobowe

  1. Osoba odwiedzająca stronę lub  kontaktująca się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź telefonu (zwana dalej „użytkownikiem”) może przekazywać swoje dane osobowe Administratorowi za pomocą dostępnych form kontaktu,
  2. Administratorem danych osobowych Użytkownika jest Administrator.
  3. Dane przekazane Administratorowi  przetwarzane są w celach wyszczególnionych w §2
  4. Administrator gwarantuje poufność wszelkich przekazanych mu danych osobowych.
  5. Podanie danych jest zawsze dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia przez Użytkownika kontaktu,
  6. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.
  7. Dane osobowe użytkownika będą przetwarzane do zakończenia komunikacji z nami lub, w razie podjęcia współpracy do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z umowy. Dane zawarte na fakturach będą przetwarzane do końca okresu, przez który przepisy prawa wymagają przechowywać dokumentację rachunkową. Ponadto, część danych może być również przetwarzana po upływie wskazanych wcześniej okresów przez czas prowadzenia przez nas działalności gospodarczej w celach archiwalnych, analitycznych i statystycznych opisanych bardziej szczegółowo w §2
  8. Użytkownikowi przysługują następujące uprawnienia:
    • prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
    • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
    • prawo do przenoszenia danych,
    • prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu, jeżeli Użytkownik uprzednio taką zgodę wyraził,
    • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora

§2 Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzane są w następujących celach:

  • odpowiedź zwrotna na otrzymane zapytanie w związku z prośbą o taki kontakt skierowaną do nas – podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda użytkownika wynikająca z zainicjowania z nami kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
  • archiwizacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej na wypadek potrzeby wykazania jej przebiegu, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),wykonania
  • jeżeli nasz kontakt doprowadzi do nawiązania współpracy, dane będą następnie przetwarzane w celu wykonanie zawartej z nami umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
  • wystawianie faktur, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji rachunkowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • cele archiwalne (dowodowe) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
  • cele analityczne, takie jak dobór usług do naszych klientów, optymalizacja naszych produktów lub usług na podstawie uwag klientów, optymalizacja procesów obsługi na podstawie przebiegu obsługi sprzedaży i posprzedażowej, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
  • badanie satysfakcji klientów i określanie jakości naszej obsługi, co jest naszym prawie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

§3 Odbiorcy danych/podprzetwarzający dane osobowe

  1. Dane osobowe użytkownika możemy udostępniać naszym podwykonawcom, czyli podmiotom, z których usług korzystamy przy przetwarzaniu danych osobowych
  2. Dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do państw trzecich (znajdujących się poza Unią Europejską). Odpowiednie zabezpieczenia danych są zapewnione poprzez zatwierdzony mechanizm certyfikacji w połączeniu z egzekwowalnymi zobowiązaniami odbiorcy danych do odpowiednich zabezpieczeń (program Privacy Shield).
  3. Poniżej znajduje się lista możliwych odbiorców danych Użytkownika:
    • Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, wspierające bieżącą działalność administrator
    • Dostawca oprogramowania księgowego,
    • Dostawca oprogramowania do zarządzania projektami,
    • Dostawca pakietu biurowego,
    • Firma utrzymująca stronę na serwerze (hostingodawca),
    • Firma utrzymująca pocztę elektroniczną administratora (dostawca serwera pocztowego),
    • Odpowiednie organy publiczne w zakresie, w jakim Administrator jest zobowiązany do udostępnienia im danych.

§4 Pliki Cookies

  1. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika naszej strony internetowej i przeznaczone są do korzystania z podstron tejże strony. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  2. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
    • dostosowania zawartości strony internetowej do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika strony internetowej i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
    • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy strony internetowej korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
    • utrzymanie sesji Użytkownika strony internetowej (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie strony internetowej ponownie wpisywać loginu i hasła;
  3. Na naszej stronie internetowej stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne”  (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  4. W ramach strony internetowej stosowane są lub mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies:
    • „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
    • pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
    • „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych strony internetowej;
    • „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.;
    • „analityczne” – np. Google Analytics , które zbierają informacje na temat odwiedzin strony, takie jak podstrony, czas spędzony na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics.
  5. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy strony internetowej mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika strony internetowej. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
  6. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.
  7. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika strony internetowej i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem strony internetowej reklamodawców, partnerów, firmy analityczno-badawcze oraz dostawców aplikacji multimedialnych.

§5 Logi serwera

  1. Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.
  2. Logi obejmują m.in. adres IP użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym.. Logi mogą być zapisywane i przechowywane są na serwerze.
  3. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony i nie są wykorzystywane przez nas w celu identyfikacji użytkownika.
  4. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

Kancelaria Radcy Prawnego Jarosław Frey

Strona wykorzystuje pliki cookies w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie. Ustawienia przechowywania cookies można zmienić w przeglądarce. Więcej informacji…