Zdarza się, że pracodawca może potrzebować usług swojego pracownika także poza zwykłym miejscem świadczenia pracy i w tym celu wysyła go w delegację. Nie wszyscy pracodawcy wiedzą jednak jak należy rozliczać delegacje pracownicze. W dzisiejszym wpisie wyjaśniamy m.in.: czym jest podróż służbowa, jaka dieta przysługuje z tego tytułu i jak liczyć czas pracy w podróży służbowej.
- Warunki wypłacania diety i innych należności z tytułu podróży służbowej może określić pracodawca w drodze przewidzianej w Kodeksie pracy
- Jeśli pracodawca tego nie zrobi, to wprost znajdą zastosowanie zasady wskazane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
- To właśnie akt prawny szczegółowo reguluje zasady przyznawania diety oraz zwrotu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę
Jak ustalić wysokość diety za delegacje pracownicze?
Warunki wypłacania pracownikowi należności za delegacje pracownicze określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, może to zostać ustalone w umowie o pracę.
Należności w takich dokumentach nie mogą być jednak ustalone jako niższe niż te, które przysługują pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Diety te zostały ustalone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Jeżeli pracodawca nie wprowadzi wewnętrznych zasad dotyczących diet za delegacje pracownicze, przepisy ww. rozporządzenia znajdują zastosowanie wprost.
Co przysługuje za delegacje pracownicze?
Za delegacje pracownicze, a więc z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Delegacje pracownicze – dieta w czasie podróży krajowej
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika lub jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Kwotę diety, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety,
- obiad – 50% diety,
- kolacja – 25% diety.
Powyższe stawki stosuje się odpowiednio także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.
Zwrot kosztów noclegu za delegacje pracownicze
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ww. limit.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Delegacje pracownicze a koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Dieta, jak i zwrot kosztów liczony jest od momentu wyjazdu, do momentu przyjazdu.
Delegacje pracownicze – jak obliczyć czas trwania podróży służbowej?
Jeśli chodzi o liczenie czasu trwania podróży służbowej, a dokładnie ilości godzin przepracowanych w ramach tej podróży, to liczymy realny czas poświęcony na wykonywanie pracy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76), czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, o tyle, o ile przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. W pozostałych przypadkach czas podróży służbowej przypadający poza harmonogramowe godziny pracy pracownika nie jest zaliczany do jego czasu pracy. Jeśli w związku z odbywaną przez pracownika podróżą służbową, powstaje praca w godzinach nadliczbowych, pracodawca ma obowiązek dokonać rekompensaty za tę pracę w postaci wynagrodzenia wraz z odpowiednim dodatkiem z tego tytułu (zgodnie z art. 151(1) k.p.) lub też w postaci czasu wolnego udzielanego do końca okresu rozliczeniowego.
Natomiast jeżeli chodzi o czas dojazdu i powrotu oraz czas pobytu w miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej, w którym pracownik nie wykonywał pracy, to podlega on wliczeniu do czasu pracy w zakresie, w jakim pokrywa się z normalnymi godzinami pracy wynikającymi z rozkładu czasu pracy pracownika. Czas podróży służbowej (czas przemieszczania się pracownika) jest zaliczany do czasu pracy tylko jeśli pracownik podczas tej podróży wykonywał pracę.
Poszukują Państwo pomocy w sprawach związanych z prawem pracy? Nasza Kancelaria reprezentuje pracodawców i pracowników. Szczegóły w zakładce prawo pracy i ubezpieczeń społecznych. Zachęcamy także do kontaktu pod adresem: kancelaria@kancelariafrey.pl
