Chociaż stosowanie monitoringu przez przedsiębiorcę nie jest zabronione, to podlega istotnym ograniczeniom wynikającym z Kodeksu pracy i RODO. W dzisiejszym wpisie wyjaśniamy, kiedy monitoring w firmie jest legalny.
- Legalny monitoring musi uwzględniać zasady przetwarzania danych osobowych wynikające z RODO oraz polskiej ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
- Jeśli pracodawca chce monitorować teren swojego zakładu pracy, powinien także spełnić dodatkowe wymogi przewidziane w Kodeksie pracy
- Stosowanie monitoringu w każdym przypadku musi być odpowiednio uzasadnione i stosownie udokumentowane
Legalny monitoring a przepisy Kodeksu pracy
Zasady wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy reguluje art. 22 (2) Kodeksu pracy ( w skrócie „k.p.”).
Legalny monitoring może zostać zainstalowany, jeżeli jest to niezbędne do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
- ochrony mienia lub
- kontroli produkcji lub
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Wprowadzając monitoring pracodawca może powołać się na jeden lub kilka z powyższych celów.
Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać te nagrania przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Jednakże jeśli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa (np. w postępowaniu karnym) lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić taki dowód, może przechowywać nagrania aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie dozwolonego okresu przechowywania, nagrania powinny zostać zniszczone.
Czy monitorowanie pracowników jest legalne?
Co szczególnie istotne, legalny monitoring, to tylko monitoring wizyjny. W świetle obowiązujących przepisów nie ma możliwości nagrywania dźwięku.
Kodeks pracy wprowadza także ograniczenia, co do zasięgu kamer. Przede wszystkim monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Po drugie nie można nagrywać pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów, dla których i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga jednak uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Jak poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu?
Zgodnie z art. 22 (2) § 6 k.p. cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a więc np. poprzez rozesłanie maili lub zawiadomienie na tablicy ogłoszeń.
Dodatkowo o monitoringu należy poinformować na piśmie każdego nowoprzyjętego pracownika i to jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy.
Najpóźniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu pracodawca powinien oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.
RODO a legalny monitoring
Fakt, że monitoring jest stosowany zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku stosowania zasad przetwarzania danych (a wizerunek jest jedną z kategorii danych osobowych) wynikających z RODO i polskiej ustawy z dnia 18 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Najczęściej bowiem zasięg kamer nie obejmuje jedynie stanowisk pracy, ale także miejsca gdzie przebywają klienci i kontrahenci. Aby wprowadzić legalny monitoring przedsiębiorca musi zatem uwzględnić także kwestię ochrony danych osobowych.
Jako administrator, przedsiębiorca powinien zatem zadbać o udokumentowanie celów, podstaw i zasad przetwarzania w swojej firmowej dokumentacji związanej z RODO.
Należy także zadbać o odpowiednie poinformowanie osób, których wizerunek będzie przetwarzany, o tym fakcie. W tym celu na terenie siedziby przedsiębiorcy konieczne jest zastosowanie stosownych oznaczeń informujących o korzystaniu z monitoringu i to w taki sposób, aby osoby te powzięły wiadomość o monitoringu jeszcze przed wejściem w zasięg kamer.
Obowiązek informacyjny związany z monitoringiem
Legalny monitoring wymaga od przedsiębiorcy także stworzenia nowego lub dostosowania już istniejącego obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO.
Zgodnie z tym przepisem obowiązek informacyjny powinien zawierać m.in. poniższe informacje:
- tożsamość i dane kontaktowe administratora,
- cele oraz podstawy przetwarzania danych,
- wskazanie odbiorców danych,
- informację o przekazaniu danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych,
- okres przechowywania danych,
- prawa osób, których dane dotyczą.
Obowiązek informacyjny powinien zostać przekazany osobie, której dane dotyczą najpóźniej w momencie zbierania danych. W przypadku monitoringu, obowiązek informacyjny może być realizowany etapowo: pod tablicą informującą o stosowaniu monitoringu można zamieścić skróconą informację jednocześnie wskazując, gdzie jest dostępny pełny obowiązek informacyjny.
Potrzebują Państwo pomocy w sprawach związanych z ochroną danych osobowych? Nasza Kancelaria pomaga przedsiębiorcom w kwestiach związanych z RODO. Szczegóły w zakładce prawo gospodarcze. Zachęcamy także do kontaktu pod adresem: kancelaria@kancelariafrey.pl
